山东华宇工学院学生档案管理办法
发布时间:2017-04-18    发布人:教务处


第一章  总   则
        第一条 为了贯彻落实教育部《普通高等学校档案管理办法》,做好我校学生档案管理工作,促使我校学生档案管理工作规范化、制度化,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规,结合我校实际,特制定本办法。
        第二条 学生档案是学生在校期间形成的,反映学生学习经历、家庭背景、组织关系的个人档案材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是企事单位选拔录用人才的重要参考依据。
        第三条 本办法适用于我校所有学生。
第二章  档案管理机构、原则及其职责
       第四条 我校全体学生档案工作由教务处统一组织,各二级学院具体负责。
       第五条 学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则,实行归口负责和二级学院管理相结合。
       第六条 二级学院学生档案管理职责:
       (一)建立学生档案,接收、鉴别和整理学生档案材料;
       (二)办理学生档案的查阅、借阅;
       (三)办理学生档案的转递,为有关部门提供学生情况;
       (四)做好学生档案的安全、保密、保管工作;
       (五)严格执行学校档案管理规章制度,做好学生档案分析统计工作;
       (六)办理其它有关学生档案事项。
       第七条 相关职能部门的职责:
       (一)教务处负责组织学生建档、档案材料分装、毕业生档案封装及补办工作。
       (二)招生办公室负责学生录取材料的管理及转递。
       (三)就业指导处负责毕业生档案管理及转递。
第三章 档案的保管
       第八条 根据安全保密、便于查找的原则要求,对于学生档案应严密、科学地保管,严防档案的毁损、丢失和泄 密。 
       第九条 各单位要做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作。
       (一)学生档案要用铁皮档案柜存放,要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。上述安全设施应定期检查。
       (二)保持档案室的清洁和室内适宜的温度、湿度。
       第十条 学生档案管理实行登记审批制度、统计制度和定期核对制度。
       (一)学生档案接收、查阅、存档、转递严格实行登记审批;
       (二)二级学院要对学生档案进行详细统计分析工作,形成文件记录;
       (三)每年新生入学三个月后对档案行进清查核对,发现问题应及时解决。
第四章  归档范围及要求
       第十一条 学生档案材料的归档工作直接关系到档案的完整性和学生的切身利益,各二级学院及相关职能部门对所收集的材料,一定要做到规范齐全,准确真实。
       第十二条 学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容:
       (一)录取材料:招生办公室提供的录取材料(纸版考生电子档案)及高中学籍档案等材料。
       (二)学习材料:教务处提供的主修、选修等各科成绩单。
       (三)学籍材料:教务处提供的新生登记表、学籍异动证明等材料证明。
       (四)毕业材料:各二级学院和相关职能部门提供的实习鉴定表、毕业生登记表、学生体检表、学位证明、毕业生就业报到证等各类材料。
       (五)奖励材料:各二级学院和相关职能部门提供的学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料(三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀毕业生、国家奖学金及省政府奖学金证书等)。
       (六)违纪处分材料:各二级学院和相关职能部门提供的学生违反校规、校纪,触犯国家法律等行为的各类处分材料。
       (七)组织发展材料:党务办公室和校团委提供的学生在校期间党团材料。
       (八)其他供组织人事部门参考的应当归档的材料。
       第十三条  档案材料的归档要求:
       (一)归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实,文字清楚、对象明确,有承办单位或个人署名,有形成材料的日期。
       (二)归档的材料,凡规定由组织审查盖章的,必须有组织盖章,规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)应有本人的签字,特殊情况下,本人见面后未签字的,可由组织注明。
       (三)档案材料须用纸张为十六开型(长260毫米,宽184毫米)或国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)的公文用纸,填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。 
       (四)归档材料一般为原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章。 
       (五)归档材料必须注明学生姓名、学号及专业班级,并按照学号顺序摆放。
       (六)各类材料须经各二级学院审批登记后方可归档。
第五章  归档材料的收集与管理
       第十四条 各有关职能部门和二级学院要做好学生在校期间形成的档案材料的收集整理工作,在材料形成的一个月内登记归档。归档材料交接时,交接双方经办人经核对无误后履行签字手续,并注明承办部门及时间。
       第十五条 各二级学院学生档案管理人员要将收集的材料,认真鉴别,属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚,并经组织审查盖章后方能归档。不属于规定归档的材料,经过鉴别,可视情况分别处理,凡不应归档的退还形成材料的部门处理。
       第十六条 新生档案要在新生入学两个月内收集建档所需相关材料(如新生登记表、体检表、考生电子档案及高中档案等材料),在三个月内完成新生档案建档工作,新生建档后要按专业、班级、学号登记造册存档。 
       第十七条 因病休学学生、参军入伍学生的档案应作非在校学生档案妥善保存。复学后,二级学院要及时将其档案按复学后的所在班级重新归入在校生档案。退学学生档案,学生可按有关规定领取,学生未领取的,二级学院可应妥善保存。
第六章 档案利用 
       第十八条  因工作需要查阅学生档案,须遵守下列规定:
       (一)校领导、学生工作处负责人或具体经办人、各二级学院主要负责人和分管学生工作的负责人、辅导员(仅限所在学院范围)及校外单位人事部门政审人员(携带单位出具的介绍信)可查阅、借阅学生档案;其他人员未经批准,不得借阅学生档案。 
       (二)学生档案一般不外借,必须外借时,须说明理由,经各二级学院学生管理副院长签字批准后,方可借出。
       (三)学生个人不能查阅自己的全部档案材料。
       (四)查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定,严禁涂改、抽取、撤换档案材料。 
       (五)所有档案查阅人必须按规定履行查阅和借阅登记手续,并注明查阅事由。
第七章   档案转递
       第十九条 学生毕业后,各二级学院按有关要求整理好毕业生档案交由就业指导处按机要件的转递规定,将毕业生档案及时寄送到毕业生生源地或就业单位所在地的县级以上人力资源和社会保障局,或寄送到就业报到证上具有档案接收或管理权利的就业部门(或单位)。
       第二十条 学生毕业前升学的学生,如果录取学校要求学生提前调档,就业指导处将现有档案材料(包括高中档案、党团组织材料等)先提供给录取学校,其它大学期间的档案于九月中旬由就业指导处统一转出。   
       第二十一条 各部门严格执行学生档案转递制度,避免产生档案丢失情况,转递学生档案时应遵守下列规定:  
       (一)学生档案应通过机要投递或派专人送取,原则上不得由学生本人自带。  
       (二)转出的档案必须完整、齐全,并按规定经过认真的整理装订,不得扣留材料。 
       第二十二条 因退学、转学或其他特殊原因需提档的学生需提出书面申请,经二级学院负责人签字同意后方可提取。
第八章  附  则
       第二十三条  本办法自颁布之日起执行,由教务处负责解释。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

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